ChatGPTはビジネスメール文を作成することは、多くのビジネスパーソンの間で行われています。
と言われてエッ？て思った方はいらっしゃいませんか？
ChatGPTと聞いて知らないという方は少なくなりましたが、使ったことがある、使いこなしているという方はどれくらいいらっしゃるのでしょうか？
この記事では、ChatGPTに興味関心のあるあらゆる方向けに、Chat GPTで使えるビジネスメールについて誰でも簡単にできるように画像付きで説明していきます！
気になる方はぜひ最後までご覧ください🎵
ChatGPTとは？
ChatGPTは、OpenAIが開発した高度な自然言語処理モデルです。
このAIは、膨大なテキストデータを学習し、人間のように自然で流れるような会話ができるのが特徴です。
文章の作成や要約、情報収集、プログラミングの支援など、さまざまなタスクに対応できるため、ブログ執筆にも大変便利です。忙しい日々の中で効率的に質の高いコンテンツを作成したい方におすすめのAIです！
ChatGPTが出来ること・できないことのまとめ
ChatGPTは、文章の生成、質問に答える、文章を要約する、文章を分類するなど、多岐にわたるタスクに対応しています。特に、自然な会話や文章の生成が得意であり、高度な文章生成を行うことができます。
ChatGPTでできること・できないこと
| カテゴリ | 説明 |
|---|---|
| 会話 | ChatGPTは膨大なテキストデータを学習しているため、自然なやり取りが可能。質問者に寄り添った回答もできる。 |
| 文章の作成 | 条件を提示すれば、与えられた情報に基づいた文章を作成できる。ブログ記事やレポート、メールの作成などに活用可能。 |
| 文章の要約 | 既存の文章を要約することが得意。企業サイトのFAQや商品の簡易説明などに利用される。 |
| プログラミング | プログラムの自動生成やエラーの修正が可能。ExcelやGoogleスプレッドシートの関数作成も頼める。 |
| データの整理・集計 | データを整理・集計することができる。表形式での整理や平均値の計算が可能。 |
| 情報収集 | 膨大な情報を学習しているため、情報の検索や収集が得意。特定の情報を絞って質問することも可能。 |
ChatGPTでできないこと
| カテゴリ | 説明 |
|---|---|
| 最新情報の提示 | 2022年1月までの情報しか保有していないため、最新の情報は提供できない。最新情報は自らWebで検索する必要がある。 |
| 未来の予測 | 未来の株式市場の動きや自然災害の発生時期、天気の予測はできない。 |
| 専門的な知識の提供 | 専門性の高い情報や知識の提供は不得意。精度の高い情報や知識の提供は受けられない。 |
それではChat GPTを使ったメールの作成方法について見ていきましょう！
ChatGPTのメール文作成方法
ChatGPTでビジネスメールを作成する際には、プロンプトと呼ばれる命令文を工夫することで希望のメール文を作成できます。
ChatGPTに指定の文章を作成するように指示すると、その通りの文章を自動で作成してくれます。メール文を作成するように命令すれば、メール文の自動生成が可能なのです
ChatGPTは、文章内の単語について、他の単語との関連の度合いや重要度に応じて文章を生成することを得意として文脈を踏まえた文章の生成が可能です。
メール文においても、まるで人間が書いたかのような流暢で自然な文章を作成してくれます。
誤字脱字チェック・校正などにも活用可能
ChatGPTはメールの件名や本文の作成が可能ですが、自分で作ったメール文の誤字脱字チェックや校正なども可能です。そのため、ケースに応じてさまざまな活用ができるのが特徴です。
ChatGPTでビジネスメールを作成するプロンプト例
打合せ日程調整するメール
#命令文
あなたはSNSコンサルタントです。
次の情報をもとに、取引先との打ち合わせの日程調整に関するメールを作成してください。
#条件
-丁寧に、敬語を正確に使う
-希望日程を明記する
-件名に「日程調整のお願い」の文言を含める
#詳細
取引先の担当者に対して、サービスに関する打ち合わせの日程調整を行いたい。
希望日程
・2024年6月10日 13：00～
・2024年6月11日 15：00～
打ち合わせは1時間ほどを予定している。
#出力形式
件名：
本文：
[会社名]
[担当者名] 様
{ }
[メール署名]
↓↓↓
件名：日程調整のお願い
本文： [会社名] [担当者名] 様
お世話になっております。SNSコンサルタントの[あなたの名前]と申します。
この度は、弊社サービスに関する打ち合わせの日程調整についてご連絡させていただきました。つきましては、以下の日程の中でご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
- 2024年6月10日（月）13:00～
- 2024年6月11日（火）15:00～
打ち合わせの所要時間は約1時間を予定しております。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前][メール署名]
請求書の送付する際のメール
#命令文
あなたは会社の経理担当者です。
次の情報をもとに取引先へ請求書を送付するときのメールを作成してください。
#条件
-丁寧に、敬語を正確に使う
-請求額と支払期限を明記する
-件名に「請求書送付のお知らせ」の文言を含める
-添付ファイルに言及する
#目的
納品した商品の請求書の送付
#詳細
-請求書は1枚添付している
-請求金額は30万円（税込）
-支払期日は2024年4月30日
#希望するアクション
不備があれば連絡がほしい
#出力形式
件名：
本文：
[担当者名] 様
{ }
[メール署名]
↓↓↓
件名：請求書送付のお知らせ
本文： [会社名] [担当者名] 様
お世話になっております。経理担当の[あなたの名前]と申します。
この度は、納品させていただきました商品の請求書をお送りいたします。添付ファイルにてご確認いただけますようお願い申し上げます。
請求金額：30万円（税込） 支払期日：2024年4月30日
お手数ですが、ご確認の上、お支払い手続きをお願い申し上げます。なお、請求書の内容に不備やご不明点がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前][メール署名]
※こちらはあくまでテンプレートとなります。実際に使用する際には、カスタマイズも考慮してください。
ChatGPT活用の注意点
ChatGPTでメールを作成する際には、以下の注意点もあります。
誤情報が多い
ChatGPTは学習データから生成された文章をもとに文章を生成するため、時に誤った情報を含むことがあります。生成された文章の内容を確認し、必要に応じて修正することが重要です。
オリジナリティがない
ChatGPTを使用した文章は、他の人が同様の文章を生成する可能性があります。オリジナリティを持たせるためには、生成された文章を独自の視点や情報で加工することが必要です。
今後ペナルティーとなる可能性がある
検索エンジンのアルゴリズムは常に変化しており、コンテンツの品質やオリジナリティが重視される傾向にあります。ChatGPTを使用したコンテンツが適切な品質基準を満たさない場合、検索エンジンからのペナルティーを受ける可能性があります
まとめ
ChatGPTをビジネスメールの作成に使用する方法をご紹介しました。
今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ有意義な活用につなげてください。
適切な修正と加工を行いながら、ChatGPTを効果的に活用していきましょう。
このブログではwebマーケティングとはそもそも何か…わからない！
それでもwebについて学んでこれからの人生を変えていきたい！という方へ
またwebが苦手！初心者だからわかりやすく教えて！という方向けに綴ります。
またぜひブログを覗いてみてみてください。
なかまゆでした。
